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Je m’organise

Mon intérêt s’est porté ces derniers temps sur les méthodes d’organisation personnelle. Comment gérer son activité, ses projets, et se fixer des buts. J’ai été surpris de constater que mes problèmes d’organisation était très communs en lisant de nombreux sites spécialisés dans ce domaine. J’ai été grisé par toutes les solutions que l’ingéniosité humaine avait fait surgir.

Je n’étais donc pas le seul à voir les tâches s’accumuler, à ne parer qu’au plus urgent, à éprouver le découragement face à l’ampleur du travail à accomplir, sans savoir par quel bout prendre tout ça et en accomplissant bien peu par rapport à mes envies.

Ce que je lisais me rassurait. Il était possible d’avoir une bonne organisation, ça s’apprenait, et ce que je considérais comme un agencement de l’esprit quasiment génétique, un tempérament naturel inclinant l’homme à être plus ou moins structuré, n’était en réalité qu’une compétence, bien souvent transmise par les parents ou acquise pour raisons professionnelles.

J’ai longtemps eu cette idée qu’une organisation trop rigoureuse était signe de rigidité d’esprit et aussi, une perte de liberté. J’ai souvent privilégié le free-style en la matière, cherchant à faire les choses à ma façon, tentant de me libérer des contraintes horaires ou de l’engagement en matière de temps. Mon système d’organisation s’est longtemps résumé à avoir un carnet Moleskine où j’y notais mes idées. Et un agenda pour mes rendez vous. Et je me donnais un maximum de latitude pour avoir la possibilité de me libérer de mes engagements. Rien ne m’agaçais plus que d’avoir quelque chose à rendre.

Il y a un an j’ai effectué une mise à jour majeur dans mon organisation personnelle en décidant d’utiliser au maximum les possibilités de mon Blackberry.

A la relecture de mon carnet Moleskine d’il y a trois ans, j’ai pu observer avec une certaine stupeur que la plupart des choses que je voulais faire à l’époque n’avaient pas été faites. J’avais de nombreuses idées, je les trouvais particulièrement bonnes, je me considère d’ailleurs toujours comme un homme d’idées, mais j’avais un énorme problème pour les concrétiser convenablement. J’étais particulièrement bon pour différer leur application, jusqu’à oublier que j’avais ces choses à faire.

Pourtant, dans mon métier de « chef de projet en système d’information », je m’étais contraint à une certaine méthodologie, notamment par l’utilisation d’un logiciel d’aide à la gestion de projet qui se nomme Microsoft Project. Je m’en servais de manière simplifiée pour lister les tâches à accomplir et à en estimer le temps. Je n’avais pas vraiment le choix, je travaillais sur des projets informatiques où des centaines de tâches devaient être accomplies dans un temps limité, et où je devais pouvoir rendre comptes à tous moments de ce qui avait été fait, et de ce qui restait à faire. Avec le recule, je trouve un peu stupide mon refus d’utiliser cet outillage dans ma vie personnelle. J’estimais alors que cela représentait un frein à ma liberté et à ma capacité à imaginer, et par pure idéologie, j’y voyais là une intrusion du système d’entreprise dans mon intimité. Cependant, mes problèmes d’organisation ont pris de telles proportions que je me suis résigné à admettre mon erreur. Je ne pouvais plus continuer ainsi.

Une forme plus rigide d’organisation est entrée alors dans ma vie de tous les jours, sous forme de listes de tâches. J’ai étrangement éprouvé beaucoup de plaisir avec cet outil. La contrainte d’avoir une liste de choses à faire, chaque jour, m’a libéré l’esprit. J’ai alors compris qu’une organisation assez rigide pouvait me donner la liberté de réaliser ce que j’avais à faire. L’échec de la méthode « Il n’y a pas de méthode » m’incitait à devenir l’homme organisé que j’avais toujours un peu redouté d’être.

La lecture de biographies m’a pas mal incité à changer sur ce point. Je constatais que les gens de talent que j’appréciais n’avaient pas que le talent avec eux : ils avaient aussi une excellente organisation. Par exemple, j’ai une grande admiration pour le cinéaste François Truffaut, et c’est en lisant sa biographie que je me rendis compte qu’il avait pu exprimer sa liberté créative d’abord en montant sa maison de production. Quand il voulait faire un film, il n’avait d’autorisation à demander à personne, il possédait sa propre structure qui organisait la production, et il était aidé par sa fidèle secrétaire et son fidèle assistant, et exerçait une activité de chef d’entreprise. Truffaut n’était pas qu’un grand artiste, il était aussi quelqu’un de très bien organisé, sachant ce qu’il avait à faire, capable de mettre en place des projets complexes.

Parmi les grands cinéastes, cette capacité d’organisation est assez répendue. Rohmer, Coppola ou Besson, par exemple, n’ont pas que des talents de cinéaste. Sans le sens de organisation qui les a poussé à monter leur propre société de production, ces auteurs n’aurait peut être pas eu l’opportunité de s’exprimer.

Un autre auteur que j’admire aussi particulièrement, l’écrivain Georges Simenon, avait aussi une organisation très au point. Auteur extrèmement prolifique, d’une créativité hors-norme, il était capable d’écrire un roman en quelques jours, sans jamais dévier du plan qu’il s’était fixé ni même se relire. En parallèle, il éditait lui même ses ouvrages au sein de sa propre maison d’édition, et avait créé sa propre petite entreprise pour ce faire.

Même constat en lisant un article sur l’invention de la Carte à Puce par Roland Moreno. Celui qui est présenté comme une sorte de professeur Foldingue, auteur d’une « théorie du bordel ambiant », se révèle être un être extrêmement organisé, l’invention de la Carte à Puce par Moréno n’aurait jamais eu lieu sans un travail de réseautage, de réponses à des appelle d’offre, d’élaboration de cahier des charge, tout un travail de protection industrielle, etc. Ce qu’on ne dit pas, c’est que le travail de Moréno a été surtout, un travail d’organisation. Lui même admettait que son invention aurait été découverte sans lui, que c’était une question de semaines, que l’exploit fût d’avoir été un peu plus vite que les autres et d’avoir « blindé » son dossier, obligeant les industriels à passer par lui.

En m’intéressant aux biographies des gens que j’admire, et qui sont pour l’essentiel des gens créatifs, artistes ou inventeurs, je remarquais ce point qu’on ne signale pas toujours dès lors qu’on parle de créativité : Ces gens savent faire avancer leurs affaires. Il ne suffit pas d’être un grand artiste, un grand inventeur. Il faut aussi être un grand organisateur.

C’est donc un peu sur le tard que je m’intéressais à l’aspect organisation de ma vie, constatant que c’était un élément fondamental du sens de l’action, comprenant qu’une organisation stricte n’était pas incompatible avec la liberté créative.

On dit souvent que les gens les plus actifs sont avant tout des gens dynamiques, plein d’ énergie et de vitalité. Depuis que je m’intéresse à la question de l’organisation personnelle, j’observe que ceux qui dans mon entourage arrivent à faire avancer leurs affaires efficacement sont avant tout organisés. Ils ne sont pas spécialement plus dynamiques que les autres, certains sont même plutôt zen, mais ils sont mieux organisés que la moyenne. Ils savent exactement ce qu’ils ont à faire pour arriver à tel ou tel point, et le font.

La question est donc : « comment être mieux organisé ? ». Là aussi, je découvrais un nouveau monde sur internet. Une branche du développement personnel et du management, où il est question d’optimiser son activité.

Le Pape de l’organisation personnelle est aujourd’hui David Allen. Auteur de « Getting Things Done » (GTD), cette méthode d’organisation fait l’objet de nombreux débats et même d’une sorte de culte, tant ce système d’organisation a permis à certain de modifier en profondeur leurs comportements. J’ai acheté le livre de David Allen et j’admet qu’il a eu une énorme influence sur moi. L’auteur développe quelques rêgles de bon sens, et la prise de conscience de l’importance de ces rêgles, simples pour la plupart, ont vraiment changé ma manière d’agir. Si je devais ne retenir que trois idées de cette méthode, je prendrais celles ci : Mes affaires doivent être toujours bien rangées, je dois lister les choses que j’ai à faire, je dois être capable de fixer les priorités.

Bien d’autres ressources existent sur internet et le thème de l’organisation, qui hier encore était le thème que je repoussais. Ce qui me semblais être un domaine administratif est devenu un de ceux qui me passionne le plus. Il me passionne car c’est l’outil qui me manquait pour renforcer mon sens de l’action, au delà du sens du défi que j’essayais de développer dans ma vie.

Pour aller plus loin sur ce thème de l’organisation, voici quelques ressources utiles :  

Un excellent article sur la méthode GTD sur le site Des Livres Pour Changer

http://lifehacker.com/ , Un site en anglais où il est souvent question d’organisation et de trucs et astuces pratiques pour plus d’efficacité.

http://www.rememberthemilk.com , une application en ligne que j’utilise pour lister mes tâches.